L’accompagnement et la conduite du changement en entreprise sont des processus importants pour garantir la réussite de la transformation d’une organisation. En effet, la mise en place de nouveaux projets, la modernisation des processus ou l’adoption de nouvelles technologies peuvent entraîner des perturbations pour les employés et leurs équipes et impacter les performances de l’entreprise. C’est pourquoi il est crucial de planifier et de mettre en œuvre une stratégie d’accompagnement et de conduite du changement efficace pour minimiser les risques et maximiser les opportunités.
Table des matières :
Ce qu’est la conduite du changement en entreprise
Une entreprise évolue dans un environnement dynamique. Pour être compétitive, l’entreprise doit s’adapter à cet environnement. Il est inévitable que cette adaptation entraine un changement qui peut être subi ou encore stratégique. La conduite de changement concerne l’accompagnement du processus de transformation de l’entreprise pour s’adapter dans son environnement.
Les intérêts d’un accompagnement de la conduite du changement en entreprise
L’accompagnement de la conduite du changement pour rassurer les collaborateurs
Un changement en entreprise crée des sentiments de peur de l’inconnu pour certains collaborateurs si d’autres sont convaincus dès le départ de sa nécessité. En général, un tiers des collaborateurs sont prêts à sortir de leur zone de confort pour une transformation tandis que les deux tiers ressentent une peur ou un inconfort à l’annonce d’un changement.
D’anciens collaborateurs peuvent être réticents de peur de perdre certains acquis ou des contrôles de leur poste ou encore perdre le repère dans une nouvelle organisation. L’accompagnement de la conduite du changement permet de rassurer les collaborateurs réticents des intérêts de la transformation.
L’accompagnement de la conduite du changement pour lever les résistances
L’accompagnement de la conduite du changement permet aussi d’anticiper et de réduire les facteurs de rejets des collaborateurs. Il permet de lever les résistances à la mise en place du processus de transformation. Vous devez identifier les causes de résistance afin de répondre à leurs préoccupations.
L’accompagnement de la conduite du changement pour réduire le coût
Il faut noter qu’un changement en entreprise génère un coût et l’accompagnement permet de réduire ce coût ainsi que le délai de la mise en place du processus de changement. Une réduction du temps d’acceptation contribuera à la réduction des coûts de la mise en place du changement.
Les parties prenantes dans l’accompagnement de la conduite du changement en entreprise
Il est important de bien identifier les ressources et les personnes qui seront des parties prenantes du changement. Ils seront à charge de faciliter le processus et dirigeront le changement.
Quelles que soient les motivations à transformer ou à introduire un changement, il revient aux dirigeants ou la DRH ou au manager de prendre en charge l’accompagnement de la conduite du changement.
Pour guider les collaborateurs durant le processus de changement, il est nécessaire, selon l’ampleur du changement, de créer un poste « pilotage de l’innovation ». Le titulaire du poste va assurer le management du changement.
Le recours à un consultant externe peut être envisagé pour accompagner le changement. L’externalisation de l’accompagnement de la conduite du changement permet d’avoir un recul sur le déroulement du processus et de l’accompagnement de la conduite.
Comment réussir l’accompagnement de la conduite du changement en entreprise ?
Dans le cadre des transformations, les aspects techniques sont souvent mis en avant par rapport aux préoccupations humaines. Une réussite d’un changement repose toutefois par l’acceptation de la nouvelle organisation ou le changement apporté par le personnel. Pour réussir le changement, il faut tenir compte de ce facteur humain.
Aider les collaborateurs à mieux comprendre la nécessité d’un changement
Un changement en entreprise ne peut réussir qu’avec l’adhésion de tous les collaborateurs. Il ne suffit pas de mettre à la disposition des collaborateurs des nouvelles applications ou de nouvelles façons de communiquer. Il est important de leur faire connaitre la nécessité d’un changement. Une bonne communication interne permet d’aider les collaborateurs à comprendre l’intérêt d’un changement.
Identifier les points de frictions et de réticences au changement
Il est important d’identifier les points de réticences et de résistance des collaborateurs. Cette démarche permet de maîtriser et de vaincre les réticences, ainsi que de mieux gérer les conflits. Un changement peut entrainer une résistance cachée qui se manifeste par de l’inertie, la procrastination ou encore le relâchement. Mais cette résistance peut être affichée par des argumentations, des réunions sans fin et même des revendications.
Il faut aider les collaborateurs à dépasser les résistances pour réussir le changement au sein de votre organisation. Souvent, les collaborateurs les plus anciens sont dans la plupart du temps, ceux qui montrent plus de réticences à un changement, parce qu’ils vont se sentir dévalorisés ou démoralisés. Pour augmenter la probabilité de leur adhésion à un changement, il est recommandé de reconnaitre ce qu’ils ont pu réaliser avec l’ancien système. Il est déconseillé de dénigrer les réussites du passé pour faire accepter un changement en entreprise.
Planifier la conduite du changement
Définir l’objectif du changement
Pour réussir une conduite de changement, il est impératif de planifier le processus de conduite. L’objectif du changement doit être défini clairement. Le changement peut avoir pour objectif pour améliorer la gestion financière. Il peut à être entamé aussi pour améliorer les ventes, ou encore pour une adopter une nouvelle politique des ressources humaines.
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Annoncer la mise en place d’un processus de changement
Avant la mise en œuvre du changement, une phase préparatoire est nécessaire. Cette phase préparatoire a pour finalité d’annoncer le changement et faire connaitre aux salariés que le changement va améliorer l’environnement de travail, la technologie, le processus ou leurs compétences. Cette annonce peut se faire à des moments forts de l’année ou pendant une session de formation ou bien lors d’une conversation directe entre dirigeant et salariés.
Montrer les résultats attendus
Pour diminuer l’appréhension, il faut aider les collaborateurs pour avoir une vision convaincante pour faciliter l’acceptation. L’acceptation est plus aisée si les collaborateurs ont une vision plus claire de ce qu’apporte le changement mise en place. Ils seront plus convaincus et l’appréhension va se transformer en certitude lorsqu’ils comprennent ce que le processus de transformation va apporter.
La définition des objectifs intermédiaires et des jalons clairs pour mesurer l’avancement du projet de mise en place de changement est plus que nécessaire pour pouvoir évaluer et apporter des ajustements, si c’est nécessaire, dans la démarche.
Préciser pourquoi et comment le changement sera mis en œuvre
Il est important de partager avec les détails possibles, le calendrier et les étapes prévues dans la mise en place de changement. Ces détails ainsi que les étapes doivent être précisées.
Vous devez montrer aussi que vous vous préoccupez des réalités des collaborateurs et vous indiquez les défis en les positivant autant que possibles. Pour chaque étape, il faut se donner le temps qu’elle soit acceptée et si des ajustements sont nécessaires, il ne faut pas hésiter à apporter des mesures correctives.
Dresser un état des lieux
Cette étape, souvent oubliée, permet à la suite de l’annonce de la mise en place prochaine du changement de connaitre les réactions des collaborateurs. Vous allez identifier des collaborateurs qui sont convaincus et ceux qui sont réticents avec leurs réserves et leurs résistances.
Accompagner les collaborateurs
Tenir le même discours par rapport au changement
La hiérarchie doit tenir le même discours et doit être convaincue du processus de transformation. Lorsque les dirigeants ont le même langage, l’acceptation par les collaborateurs est plus facile. Les dirigeants doivent partager la vision et donner un sens au projet. Si des dirigeants ne sont pas convaincus de la nécessité du changement, il y a des risques d’échec de la mise en place du changement.
Bien communiquer sur le changement
La communication doit concerner l’objectif final, sur l’évolution et les bénéfices de chacun à l’issue de la mise en place du changement. Faire connaitre l’amélioration de l’environnement de travail, ou de la technologie des processus ou même des compétences et les capacités à l’issue de la mise en place du changement est un facteur de motivation des collaborateurs pour faciliter leur adhésion.
Tout le monde doit être informé avant, et tout au long du processus de transformation.
Une bonne communication permettra d’anticiper les résistances et facilitera la levée des freins au changement. Elle permet aussi de répondre sans attendre les appréhensions et les transformer en sentiment d’opportunité.
Etre à l’écoute
Les dirigeants doivent être ouverts à des discussions sur les avantages et/ou les inconvénients potentiels du changement opéré. Ils doivent rester à l’écoute des collaborateurs et se montrer disposés à répondre à leur préoccupation en prenant les mesures nécessaires ou en mettant les ressources à leur disposition. Cette approche permet de lever des freins au changement, c’est une manifestation que vous comprenez les craintes et les préoccupations des salariés.
Les collaborateurs doivent se sentir entendus et seront plus disponibles à accepter le changement. Si des obstacles se posent, il est conseillé de chercher ensemble dans la mesure du possible, avec les collaborateurs concernés les solutions. C’est une meilleure façon d’avoir leur adhésion à votre projet de changement.
Créer d’un réseau social d’entreprise
La mise en place d’un réseau social d’entreprise est un moyen qui aidera les dirigeants à communiquer avec les collaborateurs pour les retours d’information et les critiques constructives par rapport au changement.
Organiser des formations
La hiérarchie doit rassurer les collaborateurs pour la prise en main des nouveaux outils apportés par le changement. Des sessions de formations théoriques et pratiques nécessaires doivent être programmées chaque étape de la mise en place du processus de changement pour maitriser les outils à la mise en œuvre du changement.
S’appuyer sur des collaborateurs convaincus
Il est aussi important de s’appuyer sur les collaborateurs convaincus pour constituer des relais dans la communication autour du processus de transformation.
Laisser le temps pour permettre la maîtrise des nouveaux outils
Il faut donner le temps aux employés et collaborateurs d’essayer les changements autant de fois que cela est nécessaire, pour qu’ils fassent partie de la routine quotidienne, lorsqu’il s’agit par exemple de nouveaux processus, de nouvelles technologies ou de nouvelles fonctions de travail.
Reconnaitre les accomplissements dans l’ancien système
La hiérarchie doit reconnaitre publiquement les efforts et inciter les collaborateurs à l’action pour la mise en place du changement. Pour chaque étape du changement, il est important de célébrer le passage à une autre étape. Féliciter publiquement l’adaptabilité de tous pour le passage à une autre étape est un facteur de motivation des collaborateurs à adhérer au processus de changement opéré.
Pour une conduite de changement réussie en entreprise, il faut communiquer, mettre en place des programmes de formations pour acquérir les compétences pour la maîtrise des nouveaux outils apportés par le changement et des évaluations, intermédiaire et finale.
