Rapport d’étonnement en entreprise : définition, conseils, exemples

L’objectif de toute entreprise est la croissance, et c’est en s’améliorant continuellement qu’elle y parviendra. Qu’est-ce qui doit être améliorée ? Pour répondre à cette question, elle peut avoir recours à une tierce personne. C’est le cas des nouveaux collaborateurs. Le regard neuf des nouvelles recrues peut être une piste intéressante pour l’entreprise. Pour recueillir leurs idées, l’employeur utilise de nombreux outils de gestion, dont le rapport d’étonnement.

Dans ce document, le nouvel employé donnera son ressenti sur son intégration, l’environnement de travail, la culture d’entreprise, … Vous comprendrez à travers cet article en quoi le rapport d’étonnement est un outil stratégique. La réalisation du rapport doit se faire consciemment et nous avons rassemblé ici les points importants à mentionner dans le rapport d’étonnement.

Ce qu’il faut savoir sur le rapport d’étonnement :

Définition du rapport d’étonnement

Le rapport d’étonnement est un document rédigé par une nouvelle recrue. À la suite de sa prise de pose, elle y donne ses premières impressions sur son environnement de travail. Le nouveau collaborateur va y décrire tout ce qui l’a littéralement étonné, depuis le jour de son embauche et pendant toute la période d’intégration. En général, le rapport d’étonnement est rédigé sur demande de l’entreprise. Mais si ce n’est pas le cas, le nouvel embauché peut très bien dresser un rapport d’étonnement de sa propre initiative.

À quoi sert un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement permet de découvrir les forces et les faiblesses de l’entreprise, selon le regard neutre des nouveaux collaborateurs. Il soulève les éventuels dysfonctionnements et problème de gestion, mais mettra également en exergue les points forts.

Le nouveau salarié pourra aussi y communiquer des idées d’amélioration continue.

Le rapport d’étonnement sera également pour le nouvel employé la dernière étape de son processus d’intégration. Un nouveau collaborateur qui est bien accueilli est bien plus heureux au travail. Cet outil va également le pousser à investir dans son nouvel environnement de travail, en essayant d’en comprendre le fonctionnement.

En quoi le rapport d’étonnement peut-il être pertinent pour l’organisation ?

Le rapport d’étonnement est rempli par les nouveaux collaborateurs. Ces derniers ne sont pas encore imprégnés des valeurs de l’entreprise. Ils ne sont familiers ni avec la culture d’entreprise, ni avec les petits rituels qui l’animent. Ils vont donc en parler avec objectivité. Les nouvelles recrues vont aussi apporter des idées novatrices.

Quelle forme peut prendre un rapport d’étonnement ?

Un rapport d’étonnement peut se présenter sous format papier. Le département RH va transmettre un document à remplir au nouveau collaborateur. Il peut être rempli en ligne. Mais il peut également se faire de manière orale, grâce à un échange entre le salarié et son supérieur ou le service RH. La forme du rapport d’étonnement va varier d’une entreprise à une autre.

Il peut également se faire sous forme d’un montage vidéo, comme celui-ci!

Quels thèmes sont abordés dans le rapport d’étonnement entreprise ?

Le nouveau salarié sera amené à donner son avis sur plusieurs aspects de l’entreprise, mais principalement sur le volet RH. Il va aborder le processus de recrutement, la communication dans l’entreprise, la culture d’entreprise, la politique d’intégration, le processus de paie, la formation des nouveaux salariés, l’approche managériale, l’organisation interne, le cycle d’onboarding… La diversité des thèmes varie selon les besoins de l’entreprise d’intégration.

Conseils pour bien exploiter un rapport d’étonnement

Le rapport d’étonnement en entreprise contient un feed-back objectif et constructif des nouveaux salariés. Il s’avère être donc un document vital car il permet d’apporter des améliorations à l’organisation. Il est donc important de bien le structurer afin d’en tirer tout le potentiel.

Soyez clair dans vos attentes

Le rapport d’étonnement peut parler d’innombrables aspects de votre organisation. Choisissez quels volets de votre entreprise vous souhaitez améliorer en particulier. Triez les informations que vous souhaitez faire ressortir pour cette vague de recrutement. Vous pouvez toujours aborder les autres thèmes avec de nouveaux collaborateurs, lors du prochain recrutement.

Expliquez dès l’embauche la nécessité de rédiger un rapport d’étonnement

Préparez vos nouvelles recrues à rédiger un rapport d’étonnement. Expliquez-en la nécessité afin qu’elles gardent en tête les objectifs du rapport d’étonnement. Les nouveaux salariés doivent pouvoir orienter leurs observations sur des pistes concrètes.

Précisez que vous attendiez qu’ils fassent une critique honnête et neutre, comme s’ils étaient extérieurs à l’entreprise. En effet, les jeunes embauchés pourraient tendre vers des critiques non constructives, ou juger de but en blanc. Soulignez que vous attendiez d’eux d’émettre des critiques constructives, ou qu’ils relatent seulement des situations qu’ils ne comprennent pas.

Hiérarchisez les informations

Certaines entreprises préfèrent donner une trame vierge de rapport d’étonnement à leurs nouveaux employés. De cette manière, il n’y a pas de restrictions quant à ce qu’ils vont rédiger, les thèmes qu’ils vont aborder, le ton utilisé, … Ils auront carte blanche. Cette méthode est appréciée pour permettre aux nouveaux collaborateurs de parler en toute franchise.

Mais pour vous faciliter la tâche d’analyse du rapport d’étonnement, optez pour un format hiérarchisé. Vous recevrez autant de détails que dans la trame vierge, mais vos nouveaux salariés seront mieux cadrés. Abordez chaque thème en suivant un ordre précis. Les informations structurées sont plus faciles à exploiter.

Faites porter le rapport d’étonnement sur une période longue

Le nouvel employé fera son rapport d’étonnement en se basant sur une période allant de 1 mois à 3 mois. Cette période varie selon la situation que l’entreprise lui demande d’analyser. Une période suffisamment longue sera plus représentative qu’une durée d’une journée ou d’une semaine.

Demandez au nouveau collaborateur de remplir le rapport d’étonnement en continu

Pour qu’il n’y ait pas de perte d’information, il est préférable d’alimenter le rapport d’étonnement au fil de l’eau. En fait, le rapport d’étonnement sera le journal de bord du nouveau collaborateur. Aussi souvent que cela lui est nécessaire, il devra noter « à chaud » tout ce qu’il remarque. Cela vous évitera des rapports d’étonnement biaisés ou incomplets. Encouragez le nouveau salarié à y dédier 5 minutes chaque jour pendant sa période d’intégration.

Comment dresser un rapport d’étonnement efficace et exploitable

Si vous êtes un manager qui souhaite recueillir les impressions de vos nouvelles recrues, vous trouverez ici un modèle de rapport d’étonnement. Si vous êtes un nouveau collaborateur, vous pouvez aussi vous baser sur cet exemple pour établir votre rapport d’étonnement.

Cette trame de rapport d’étonnement n’est pas figée. Vous pouvez l’adapter à vos besoins. Si vous jugez certains thèmes plus pertinents que d’autres, vous pouvez les intégrer dans les rubriques. Les principes resteront les mêmes. D’abord, la nouvelle recrue y donnera ses premières impressions. Ensuite, elle doit le faire dans un esprit constructif. Enfin, le supérieur sera lui-même ouvert aux critiques quand il analysera le rapport d’étonnement des nouveaux collaborateurs.