Le contrôle URSSAF a pour objectif de vérifier la conformité des déclarations et des paiements des cotisations sociales des entreprises et des travailleurs indépendants. Les contrôleurs de l’URSSAF peuvent effectuer des inspections inopinées sur place, demander des justificatifs et des informations supplémentaires, et prendre des mesures pour rectifier les écarts constatés.
Il est important pour les entreprises et les travailleurs indépendants de se conformer aux obligations déclaratives et financières envers l’URSSAF, afin d’éviter des pénalités et des amendes. De plus, la conformité aux obligations sociales contribue à garantir un système de sécurité sociale solide pour les travailleurs et leurs familles.
En cas de doute ou de problème lors d’un contrôle URSSAF, il est recommandé de consulter un expert-comptable ou un avocat spécialisé pour obtenir des conseils et une assistance juridique.
Table des matières :
Qu’est-ce que l’URSSAF ?
L’URSSAF est l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’Allocations familiales. C’est une organisation française chargée de la collecte et de la gestion des cotisations sociales des entreprises et des travailleurs indépendants.
L’URSSAF est un organisme français qui collecte les cotisations sociales des employeurs et des travailleurs indépendants pour financer les différents régimes de protection sociale.
Ces cotisations sociales servent à financer la sécurité sociale. Le but de l’Urssaf est de se battre contre le travail illégal. Dès lors, l’organisme a pour obligation d’effectuer régulièrement des contrôles auprès des contribuables. On parle ici du « contrôle Urssaf ».
Qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF ?
Avez-vous déjà versé des cotisations sociales à l’Etat ? En fait, le contrôle URSSAF est l’examen par lequel l’URSSAF vérifie la régularité d’une entreprise par rapport au paiement des contributions sociales. Il est effectué par un agent de recouvrement. En principe, cet agent de contrôle est tenu de vérifier le respect des bases, des taux et des règles de calcul. Lors de ce processus, l’organisme se chargera de déceler toute sorte de fraudes. S’il y a des anomalies, il a également pour devoir de corriger les erreurs.
Vous êtes automatiquement concerné par un contrôle Urssaf dès que vous êtes assujettis au paiement de cotisations sociales. Et ce, que vous soyez un employeur à titre privé, public, ou que vous soyez un travailleur indépendant. Même les associations, les assurés volontaires ou les professionnels de santé sont tous susceptibles d’être contrôlés par l’URSSAF. Vous êtes un organisme qui emploie des salariés rattachés au régime général de la Sécurité Sociale ? Alors, vous faites l’objet d’un contrôle Urssaf.
Un contrôle URSSAF est une vérification pour s’assurer que les cotisations sociales des employeurs et des travailleurs indépendants sont correctement déclarées et payées.
Vous vous demandez sûrement quels documents vérifie l’Urssaf ? Eh bien, ils sont tous liés à la cotisation sociale comme les salaires ou les rémunérations non soumises à cotisation. Et bien évidemment, l’URSSAF met un œil sur tout ce qui peut être rattaché à un travail dissimulé ou illégal. L’organisme vérifie tout : les conventions de stage, les contrats d’apprentissage, les justificatifs sur les frais. Il analyse même les avantages en nature et les bons d’achats remis pour certains évènements.
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Quand un contrôle Urssaf a-t-il lieu ?
Vous recevrez un agent de contrôle de l’URSSAF une fois tous les trois ans, en principe. Ne vous inquiétez pas, vous devrez recevoir une notification de leur part 15 jours avant la date du dit contrôle.
Un contrôle URSSAF porte normalement sur un délai de 3 ans. Celui-ci correspond à la durée de prescription des cotisations et contributions sociales. Cela signifie que si vous faites l’objet d’un contrôle Urssaf en 2023, le contrôle portera aussi sur 2021, 2020 et 2019. Le seul cas exceptionnel est l’examen pour un travail dissimulé ou illégal. Dans ce cas, la période s’étend jusqu’à 5 ans. Le contrôle Urssaf peut commencer à n’importe quel moment de l’activité. Quant à sa durée, elle ne dépasse pas les 9 mois.
Plusieurs motifs peuvent inciter l’Urssaf à venir effectuer un examen de régularisation chez vous. Cependant, les principaux sont les suivants :
- L’Urssaf détecte des anomalies dans vos déclarations sociales.
- Un de vos clients ou fournisseurs fait l’objet d’un contrôle.
- Vous avez un redressement fiscal et l’Urssaf désire revoir vos déclarations sociales.
- Votre entreprise est soupçonnée de travail dissimulé ou illégal.
- Votre entreprise a été dénoncée auprès de l’Urssaf par un salarié ou un concurrent.
La liste n’est peut-être pas exhaustive et d’ailleurs, l’URSSAF n’intervient pas toujours de son initiative. Effectivement, vous pouvez vous-même demander à faire l’objet d’un contrôle Urssaf. Il s’agit là, selon la loi, du « droit de bénéficier d’un contrôle sur demande ». L’avantage est qu’en ces circonstances, vous avez très bien droit à l’erreur. Les éventuelles erreurs dans vos déclarations engendreront seulement une régularisation. Cela dit, vous ne serez victime d’aucune sanction financière.
La procédure de contrôle Urssaf
Vous devez accueillir un agent de l’Urssaf ? Vous devez avant toute chose savoir la procédure du contrôle Urssaf. En fait, la manière de procéder dépend du nombre de vos salariés et il existe deux méthodes.
- Le contrôle sur place (pour les entreprises ayant plus de 11 salariés). Si vous êtes concerné, le contrôle Urssaf se fait alors dans vos locaux. A l’arrivée de l’agent de recouvrement, vous devez lui donner libre accès à tous les éléments qu’il a besoin. Aussi, personne ne doit entraver le travail de l’inspecteur sauf si celui-ci le décide. En effet, celui-ci peut poser des questions à tous les salariés.
- Le contrôle d’assiette sur pièces. Si votre entreprise possède en revanche moins de 11 salariés, le contrôleur réalise le procédé dans les locaux de l’Urssaf ou de la CGSS. Dans ce cas, vous devez obligatoirement vous munir des documents demandés. Ces derniers feront la base du contrôle avec les quelques articles en possession de l’agent de recouvrement.
Dès lors, la procédure du contrôle est similaire pour les deux cas et se déroule en 6 étapes bien distinctes.
Étape 1 : envoi d’une lettre recommandée avec avis de contrôle
15 jours avant le contrôle comme expliqué précédemment, l’Urssaf vous envoie une lettre recommandée comportant un avis de contrôle. Ce document mentionne que vous pouvez faire appel à un conseil. Vous avez le choix entre un avocat, un juriste ou bien un expert-comptable.
La lettre comprend toutes les informations sur le contrôle : la date précise, l’identité du contrôleur, la liste des documents à préparer ainsi que la période contrôlée.
Par contre, si vous faites l’objet d’un contrôle pour travail dissimulé, l’Urssaf n’a nul besoin d’envoyer un avis de contrôle. L’inspecteur peut débarquer à votre entreprise à l’improviste. Il est libre d’exécuter discrètement son contrôle.
Étape 2 : la préparation
Cette étape se trouve entre la réception de l’avis de contrôle et de son commencement. Elle dure 15 jours et vous ne devez la négliger sous aucun prétexte. Vous venez de recevoir la liste détaillée des documents et des pièces à fournir. Vous êtes maintenant dans l’obligation de les réunir rapidement. Tachez à ce qu’aucun élément de la liste ne soit absent.
Étape 3 : le contrôle proprement dit
Ici, vous devez envoyer tous les documents réunis à l’inspecteur chargé de la mission. Ainsi, celui-ci pourra les examiner tous, avec profondeur.
Étape 4 : la lettre d’observations
Une fois le contrôle fini, l’agent vous envoie une lettre d’observations datée et signée. Elle représente le fond du contrôle avec tous les éléments utilisés et les conclusions omises. Il s’agit en fait du bilan précis du contrôle Urssaf réalisé.
S’il arrive que votre entreprise soit vouée au redressement, ce document vous détaillera le montant décidé. La somme s’applique bien évidemment avec la base de calcul, la nature des faits et du droit en vigueur.
Cependant, ceci ne s’agit pas toujours de la dernière décision. Vous avez encore une chance de discuter du rapport final avec l’inspecteur dans la période contradictoire.
Étape 5 : la période contradictoire
Dans un délai de 30 jours suivant la lettre d’observations, vous pouvez répondre aux conclusions du contrôle. Cependant, vous devez vous mettre à l’esprit qu’une fois ce délai passé, l’URSSAF prend possession du rapport.
Alors, durant cette période, vous pouvez :
- démontrer une correction de certains éléments,
- nier certaines interprétations,
- apporter des autres documents,
- présenter d’autres faits pour changer le montant du redressement (si c’est le cas).
En théorie, la période contradictoire vous permet d’argumenter et de discuter sur les résultats du contrôle Urssaf. D’ailleurs, vous disposez du droit de prolonger cette durée, mais avant la fin des 30 jours convenus au début. Sur ce, vous gagnerez alors 30 jours supplémentaires (soit 60 jours au total). Toutes vos remarques seront ensuite transmises au responsable concerné de l’Urssaf dans un rapport de contrôle.
Étape 6 : le rapport de contrôle
Après les 30 ou 60 jours de discussions, l’Urssaf vous remet le rapport de contrôle final. Deux situations peuvent alors se présenter :
- l’Urssaf notifie un avis de crédit qui signifie qu’il y a des sommes qui vous sont dues. Vous disposez alors d’un délai précis de deux mois pour les récupérer.
- vous subissez un redressement qui signifie que vos paiements présentent des irrégularités. Dans ce cas, au contraire, vous recevez une mise en demeure avec le montant des sommes à payer. Vous ne disposez que de 1 mois seulement pour régulariser cette somme.
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Issues du contrôle
Vous pouvez vous poser cette question : est-il possible de contester une mise en demeure de l’Urssaf ? La réponse est oui, vous avez une dernière opportunité de contester la décision de redressement. Celle-ci se fait par la saisine de la CRA ou « Commission de Recours à l’Amiable ». Celle-ci sera chargée d’examiner votre dossier.
Ne vous préoccupez pas pour cela, ce procédé est entièrement gratuit. Néanmoins, il s’effectue uniquement dans un délai de deux mois. A défaut, sauf exception, il vous sera totalement impossible de contester la décision. Cela signifie que si vous ne saisissez pas la CRA dans ce délai, le redressement sera définitif. Suite aux 2 mois, la commission rendra son verdict de maintenir ou non les pénalités prévues.
Quels risques court votre entreprise lors d’un contrôle Urssaf ?
Les risques liés à cet examen sont non seulement nombreux, mais aussi très élevés, à savoir ces quelques exemples.
L’inexactitude ou non-conformité des déclarations
Ceci s’applique en cas de déclarations inexactes ou non-conformes à la législation. Par conséquent, vous subirez directement un redressement.
Le délit d’obstacle à contrôle
Le délit d’obstacle à contrôle se caractérise par votre non-collaboration pour le contrôle. Il se présente sous différentes formes : ne pas remettre les documents requis, ne pas donner accès aux documents indispensables… Le délit d’obstacle à contrôle peut être lourdement sanctionné.
Le défaut d’immatriculation ou de paiement
Ceci concerne l’irrégularité d’une embauche ou la perception illégitime de contributions sociales. Dans cette situation, vous pouvez subir une sanction pénale allant de 450 € à 1500 € selon la gravité de l’acte. D’ailleurs, vous pouvez même risquer 2 ans d’emprisonnement avec une amende s’élevant à 3 750 €.
La taxation forfaitaire
L’Urssaf applique la taxation forfaitaire quand il lui est impossible de définir les cotisations dues. La mesure peut aussi intervenir quand les documents sont absents ou inexploitables. Dès lors, vous risquez de payer bien plus que ce que vous devez réellement.
Comment éviter le redressement lors d’un contrôle Urssaf ?
Eh oui, tout contrôle de l’Urssaf ne finit obligatoirement pas en redressement. Mais pour éviter le pire, vous devez prendre beaucoup de précautions. La première mesure est la plus évidente. Vous devez toujours régulariser vos paiements de cotisations sociales.
Vous savez maintenant que la mission principale de l’Urssaf est de lutter contre le travail dissimulé. Alors, vous devez veiller à ne pas dissimuler le travail. Aussi, veillez à avoir de réels remboursements de frais de professionnels.
Puis, à partir de maintenant, accordez une attention particulière à ces détails :
- Les ruptures conventionnelles
- Les avantages en nature
- Les prestations offertes par le CSE
En fin de compte, la régularité du paiement de vos cotisations sociales se base sur une bonne gestion. Et ce, tant sur la valeur humaine, le domaine juridique que sur le domaine comptable. C’est le facteur clé d’un contrôle Urssaf serein.
Les documents à préparer avant un contrôle Urssaf
Vous avez reçu votre avis de contrôle et vous ne savez pas quoi faire ? Pensez principalement à préparer tous les documents nécessaires. A priori, l’inspecteur portera ses vérifications sur :
- les montants des cotisations payés,
- les rémunérations soumises à cotisations,
- les frais professionnels déductibles des cotisations.
Il vérifiera également l’exactitude de la bonne application des mesures d’exonération de cotisations.
En gros, vous devez réunir tous les documents liés au calcul de vos cotisations sociales. Cela touche la juridique, la gestion de la paie et la tenue de la Comptabilité notamment :
- les déclarations sociales nominatives
- les bordereaux de cotisations
- les déclarations de régularisation annuelles
- les bulletins de paie
- les dossiers du personnel
- contrat de travail
- les bilans comptables
- les grands livres comptables
- les liasses fiscales
- les avis d’imposition
- les statuts des sociétés
- les transactions
- les diverses factures
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En conclusion
Le contrôle URSSAF est un élément primordial pour garantir l’équité et la bonne gestion des fonds de la protection sociale. Il est donc important pour les employeurs et les travailleurs indépendants de connaître les obligations liées à la déclaration et au paiement des cotisations sociales. En cas de contrôle, le chef d’entreprise doit se montrer coopératif pour fournir les informations et documents nécessaires pour éviter tout problème supplémentaire.
