Même si elle revêt aujourd’hui bon nombre d’apparences, la réunion demeure incontournable au sein d’une entreprise. L’idée est de regrouper plusieurs personnes pour discuter, ensemble, d’un ou de plusieurs sujets, en face à face ou via des outils en ligne. Ce qui veut dire qu’une divergence d’opinions règne inévitablement dans l’assemblée. C’est une bonne chose si vous, chef de projet, savez l’exploiter.
Si vous êtes en train de lire cet article, c’est que vous savez que les réunions peuvent être ennuyeuses, mal organisées ou même inefficaces en fin de compte. Il faut alors s’armer de bonnes techniques d’animation et de communication pour véhiculer les bons messages et atteindre les objectifs fixés en amont. Que ce soit une réunion d’information, un team building, un brainstorming, une réunion de service, un séminaire ou une formation, elle peut être dynamique et productive avec les 10 astuces suivantes. C’est parti !
Table des matières :
Astuce 1 : Anticiper le déroulement de la réunion
Vous vous demandez comment animer une réunion d’équipe ? N’improvisez pas ! C’est déjà cela. Sauf si vous voulez avoir des minutes de blanc où rien d’intéressant ne se passe. Mais bien évidemment, ce n’est pas ce que vos collaborateurs et vous attendez. Anticiper c’est penser aux activités et animations possibles pour avoir un rendu bien dynamique et surtout adapté aux participants. Le chef de projet ou l’animateur, si ce n’est pas lui, pensera en amont au déroulement de l’assemblée par rapport au temps disponible et aux discussions à l’ordre du jour.
Vous choisissez les animations et jeux, le cas échéant, selon ces données. À la fin de cette préparation, la structure de la réunion se doit d’être bien claire, ce, de la présentation de sa raison d’être au compte rendu. À part les points déjà mentionnés, cette réflexion concerne :
- Le type de réunion
- Le lieu
- Les participants
- Les matériels à utiliser et à préparer
- Les apéritifs
Oui, il faut penser aux petits encas pour que tout le monde reste bien concentré jusqu’à la fin des échanges.
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Astuce 2 : Bien choisir les outils de présentation de la réunion
On n’a rien contre le bon vieux PowerPoint, mais parfois d’autres outils mieux équipés sont plus appropriés. Bien sûr, rien ne vous empêche de rester fidèle à ce logiciel de présentation si le format de la réunion correspond à son utilisation. En effet, c’est le meilleur pour bien relater toutes les questions et grandes lignes à développer tout en attirant l’attention de l’assistance grâce à de bons visuels. Attention toutefois à la monotonie du contenu ! Votre réunion devient vite ennuyante s’il n’est pas utilisé correctement. Pour cela, préférez les images et graphiques aux longs textes saisis au kilomètre.
L’avancée de la technologie nous offre tellement de perspectives. Cherchez sur la toile et diversifiez autant que possible vos supports. Vous pouvez miser sur les outils interactifs et digitaux comme une table connectée ou une tablette géante par exemple qui mettent en avant photos et vidéo. Sachez que ces matériels ont un grand impact sur la concentration de l’équipe. Les participants tendent à mieux capter avec des outils amusants et intéressants.
Astuce 3 : Briser la glace au sein du groupe
Ça y est, le jour J est arrivé. Imaginez que vous avez convié des personnes qui travaillent dans des services différents. Elles ne se rencontrent pas forcément tous les jours et n’ont pas l’habitude d’échanger entre elles. Quelques-uns sont très timides, de ceux qui n’engagent jamais la discussion en premier. D’un autre côté, il y en a qui sont très à l’aise avec les autres. Ils parlent avec une aisance naturelle et participent activement à tous les ateliers de discussion.
Ce ne sera pas facile pour vous de dynamiser le groupe avec une telle disparité. Raison pour laquelle les brise-glaces s’imposent au début de la séance. Il y a différentes manières de procéder que ce soit pour une réunion en présentiel ou à distance.
Les meilleurs icebreakers pour le télétravail
Le jeu d’emoji est assez courant pendant une réunion virtuelle. Chacun choisit un émoticône et explique à tout le monde par la suite la raison de son choix. Toujours dans ce même esprit, l’animateur peut poser une question facile à tout le monde et chacun expliquera à tour de rôle sa réponse. Si vous avez le temps, essayez le détecteur de mensonges. L’idée est de faire deviner au public lequel des trois propos énoncés par chaque participant est un mensonge.
Voici une autre idée, incitez-les à raconter leur dernière réussite que ce soit dans le cadre professionnel ou dans la vie privée en quelques minutes. Mais le plus original des icebreakers pour le télétravail est sans doute celui où on montre une photo de son bureau depuis chez soi.
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Quelques idées de brise-glaces pour les réunions en présentiel
En présentiel, vous pouvez former plusieurs groupes de deux personnes et les charger de présenter de manière originale leur binôme. Cette option peut prendre un peu de temps contrairement à celle où chacun est invité à dessiner une forme quelconque sur un papier pour le faire passer à son voisin pour que celui-ci le transforme en un dessin plus « potable ». Cela booste la créativité de vos collaborateurs en plus d’être amusant.
À part cela, tous les brise-glaces cités dans le cadre du travail à domicile peuvent être reproduits en l’occurrence. Dans les deux cas, laissez exprimer votre imagination pour expérimenter toutes les idées qui vous viennent à l’esprit. Tout est permis tant que cela crée de l’ambiance.
Astuce 4 : Donner la parole à tous les participants
Tout le monde doit participer tout au long de la réunion et non pas seulement pendant la phase du brise-glace. Il ne s’agit pas de perdre du temps à parler de tout et de rien. A cette étape, l’objectif est de les inviter à donner leur avis concernant l’objet de la réunion. Ils peuvent également suggérer des axes de solution selon la situation. C’est le bon moment pour faire un partage d’expériences et échanger sur ses compétences. Ainsi, l’animateur ne sera pas le seul à parler. Ce qui crée une ambiance plus dynamique.
Dans certaines circonstances, les jeux de rôle s’avèrent plus intéressants. C’est le cas lorsque la réunion a pour but de présenter de nouvelles méthodes de travail. La participation de chacun visera à réfléchir sur leur efficacité. Certains peuvent jouer le rôle des clients, d’autres seront dans la peau des collaborateurs. À vous d’imaginer le jeu en fonction des besoins.
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Astuce 5 : Faire place à la participation collaborative
L’intelligence collective fait avancer les organisations de plusieurs pas en une seule fois. Mettez-la au cœur de votre technique d’animation. Qui plus est, cela donne de la valeur à tous les employés parce que tout le monde a alors le même poids. Le brainstorming est la meilleure façon d’exploiter cette idée. Cette technique permet de recenser plusieurs idées par le biais de quelques groupes formés en fonction de l’effectif des parties prenantes. Chaque groupe rassemble les idées sur un papier afin de les présenter proprement au reste de l’équipe par la suite.
Non seulement cela permet d’avoir une panoplie de solutions ou d’avis qui pourront mener vers des résultats plus impactants, mais c’est aussi une méthode infaillible pour aider les collaborateurs à créer des liens entre eux. La cohésion et l’esprit de collaboration qui se forment à l’issue de la participation collective en dit long sur le management du dirigeant.
Astuce 6 : Diversifier le mode de communication pendant la réunion
Tout comme les outils de présentation, il est bon de varier le système de communication surtout quand la durée de la réunion est assez longue. C’est très bien pour briser la routine. Vous n’avez jamais essayé la communication circulaire ?
Alors, c’est peut-être le moment de s’y mettre pour faire participer tous les membres du groupe de manière fluide. Ils se sentiront engagés et écoutés. Cela n’est pas sans répercussion sur le démarrage ou le développement d’un projet. Les résultats seront plus rapides. Le plus difficile est la gestion du temps de parole. La communication circulaire peut être spontanée ou préparée. C’est-à-dire que l’organisateur laisse à tout un chacun le temps d’écrire rapidement ses idées avant de les exposer oralement.
Les laisser s’exprimer c’est aussi leur donner l’occasion de poser des questions outre les commentaires. Elles peuvent s’adresser aussi bien aux collègues qu’à l’animateur.
Astuce 7 : Attirer l’attention de l’équipe grâce à un bon cadre
Un grand nombre de grandes boîtes cherchent des endroits moins formels et à part les locaux internes pour l’organisation des rencontres entre collaborateurs et dirigeants. Les cadres agréables ont tendance à booster la motivation et l’intérêt des participants. Cela apporte automatiquement quelque chose d’attrayant et de dynamisant. Que ce soit en plein air, dans une salle de réunion indépendante aux bureaux, dans un restaurant ou dans un salon de thé, l’effet est inchangé. Une bonne occasion de joindre l’utile à l’agréable. C’est propice à la naissance des meilleures idées.
Il existe des prestataires qui dénichent un local original pour les entreprises qui souhaitent sortir des sentiers battus. Ou alors, vous laissez votre équipe en proposer et donner des conseils y afférents. Vous verrez que certains ont des suggestions insolites qui épateront la masse.
Peu importe l’endroit, privilégiez d’autres façons que la position assise pour se réunir. Pourquoi ne pas essayer le stand-up meeting ? Une excellente manière de capter toute l’attention de l’assistance. Par contre, il se réserve uniquement aux réunions courtes où l’on va droit au but. Le walking meeting n’en est pas moins tentant. Pratiqué par des groupes de renom tels que LinkedIn et Facebook, il s’invite au sein de toutes les structures et favorise la décontraction et l’exercice physique.
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Astuce 8 : Ajouter des jeux au programme
Les jeux sont l’essence d’une animation dynamique et ludique. Vous voulez que ceux qui assistent à la réunion en retiennent l’essentiel ? La gamification est la clé. Qui plus est, elle pousse les participants à mieux interagir entre eux. L’esprit d’équipe est mis à l’épreuve pour certains exercices. Pour d’autres, le but est d’accueillir chaleureusement les nouveaux recrus et de former une sorte de cercle qui relie tous les employés.
C’est le cas du jeu de pelote de laine par exemple où l’on utilise littéralement une pelote. Pour commencer ce jeu, une personne se met au milieu d’un rond formé par le groupe afin de se présenter. Elle tient le bout de la pelote et passe le reste à une autre personne qui fera de même jusqu’à ce que tout le monde ait passé son tour. Il y a autant d’activités de la même nature sur Internet.
Astuce 9 : Adapter les animations au type de réunion
Trouver des jeux intéressants est une chose, les adapter à la réunion à organiser en est une autre. Ils n’auront pas le résultat attendu s’ils ne sont pas appropriés. Il faut savoir qu’il existe trois grands types de rencontres professionnelles :
Directive
Une réunion directive vise à faire passer des informations a priori. L’animateur est le seul à vraiment participer. L’assistance prend note et écoute uniquement. Ce qui veut dire qu’il y vraiment peu de place pour les activités participatives et les jeux de rôle.
Participative
C’est tout le contraire de la réunion directive. Il est assez facile de rendre cette catégorie d’assemblée plus dynamique parce que sa nature même invite à l’interaction et aux échanges. Toutes les activités sont permises à condition qu’elles soient en phase avec le profil des participants.
Non directive
En l’occurrence, tout le monde est au même piédestal. La réunion est souvent animée de débats et de recherches en groupe dans le but de résoudre un problème commun. Ce n’est pas pour autant qu’il n’y a pas d’animateur. Au contraire, celui-ci veillera à faire respecter ce qui a été planifié. Le brainstorming pourrait être organisé dans ce cadre.
Astuce 10 : Respecter le timing pour chaque animation
Ce dernier conseil s’applique à l’ensemble des astuces citées plus haut. La durée de la réunion est définie au tout début de l’organisation. Il en est de même pour le temps nécessaire pour chaque activité : présentation, explication, prise de parole, questions/réponses, compte rendu. À vous de fixer les règles pour que le timing soit respecté. Certains participants risquent de s’impatienter lorsqu’ils remarquent que le temps a été dépassé. Et c’est tout à fait compréhensible puisqu’ils ont, eux aussi, un emploi du temps à suivre. Par conséquent, cela peut être contre-productif au final quand on sait que leur concentration en pâtit.
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